الفاتورة الالكترونية في برنامج حسابات

مع تطبيق الضرائب بالجمهورية العربية المصرية تم إلزام كافة البرامج المحاسبية بتطبيق مبدأ الفاتورة الإلكترونية أي ربط النظام المحاسبي بموقع هيئة الضرائب المصرية.

وعليه قامت هيئة الضرائب المصرية بفرض شروط تحكم عملية إرسال الفواتير بدءاً من:

• معلومات العميل المرتبط بالموقع وسجله التجاري والعنوان.
• الزبون ورقمه الضريبي والعنوان.
• توحيد وحدة قياس الأًصناف بفرض لوائح لأسماء ورموز الوحدات، والكودالعالمي لكل مادة بصيغة GS1. ويوجد شركات مختصة تقوم بإعطاء كود لكل صنف على حدا على مستوى كل وحدة (الأولى – الثانية - الثالثة) ويجب أن تستخدم الشركة الصيغة التي حددتها هيئة الضرائب المصرية.  كما أوضحت سبب الإعفاء مع رمزه في حال لم يتم تحديد ضريبة القيمة المضافة للمواد.
• قامت هيئة الضرائب بحصر كافة الأنشطة المستخدمة وإعطائها رموز وفرضت التعامل فيها، ويجب التصريح عنها لهيئة الضرائب وتسجيلها بالموقع الضريبي.
• كما وحدت وفرضت أسماء الدول ورموزها والعملات المستخدمة ورموزها، بالإضافة لوحدات الأصناف ورموزها تماشياً لأن يكون برنامج الأمين للمحاسبة والمستودعات من المتصدرين والأوائل بربط الفاتورة بالموقع كان لابد من الأخذ بعين الاعتبار كافة الشروط المحددة من قبل هيئة الضرائب المصرية وإسقاطها ضمن النظام المحاسبي وسنقوم بشرح التفاصيل لتفعيل نظام الضرائب المصرية ببرنامج الأمين.

تفعيل نظام الضرائب المصرية في برنامج الأمين للحسابات والمخازن

لتفعيل نظام الضرائب المصرية يجب أن يكون عملة الملف جنيه مصري وعند تفعيل نظام الضرائب المصرية تظهر رسالة معلومات برمز العملة EGP قبل استخدام نظام الضرائب. وبعدها يجبر النظام المستخدم بعمل نسخة احتياطية للملف حرصاً على معلومات الملف قبل تفعيل نظام ضراب مصر وفيما يلي شرح مفصل:

1. من قائمة أدوات | نظام الضرائب | تفعيل نظام الضرائب

2. عند عدم تحديد الرمز صحيح تظهر الرسالة التالية:

3. وبعدها تظهر رسالة تأكيد لتفعيل نظام الضرائب المصرية

4. وبعدها يظهر رسائل النسخ الاحتياطي الخاصة بنظام الأمين:

نافذة "إعدادات الضرائب المصرية"

تظهر نافذة إعدادات الضرائب تلقائياً، سيظهر بهذه النافذة كافة الشروط والبنود الواجب توفرها بالفاتورة الالكترونية والمعلومات الخاصة بموقع هيئة الضرائب ليتم تحققها بالبرنامج قبل إرسال الفاتورة ليتم قبولها بالموقع بدءاً من (إعدادات الضرائب، بيانات العميل، بيانات الأصناف، العملات)

5. ملخص إعدادات الضرائب المصرية:

• يجب تحديد نمط فاتورة المبيع ومرتجع المبيع التي سيتم إرسال الفواتير من خلالها إلى مصلحة الضرائب بحيث يكون من خصائصها استخدام ضريبة ال VAT.
• تحديد المزود والمستخدم وكلمة المرور التي تم منحها من الموقع. مع إمكانية فتح الموقع من نافذة إعداد الضرائب مباشرة.
• إمكانية تحديد موقع تجريبي للتجريب
• إمكانية تحميل ملف الوثوقية Certificate على الجهاز من خلال نافذة إعدادات الضرائب.
• إمكانية إنشاء بطاقة المؤسسة بإضافة بطاقة زبون تحتوي بيانات تعبر عن المؤسسة: الاسم - الاسم اللاتيني – الرقم الضريبي – العنوان مع الانتباه لتحديد رمز الفرع في حال وجود فروع للمؤسسة مصرح عنها لدى مصلحة الضرائب
• جهاز التوقيع الرقمي: تم إرفاق ملف مضغوط لبرنامج تفعيل جهاز التوقيع الرقمي لتنصيه على جهاز الكومبيوتر ليعمل جهاز التوقيع الرقمي. 
• النشاطات الممكنة: إمكانية تحديد نشاط افتراضي للمؤسسة بعد تدقيقها من قبل هيئة الضرائب.
• عرض اختصارات للدول والوحدات والعملات المعرف بها من هيئة الضرائب المصرية.
• إضافة تبويبة خاصة للدعم التقني للتتبع عمليات الضرائب بشكل دقيق وهي خاصة بالمبرمجين

وسيتم الشرح المفصل لكل تبويبة على حدا:

تاب/ عام

يجب تحديد نمط الفاتورة المراد استخدمها ويجب أن تكون من ضمن خصائصها مفعل استخدام ضريبة القيمة المضافة VAT. وألا يكون خيار "حساب قبل الحسميات مفعل" وينطبق على نمط فاتورة مرتجع المبيعات وإلا لن يقبل البرنامج من إتمام الإعدادات فتظهر الرسالة التالية:

تاب/ مزود الفاتورة الإلكترونية

ما يميز برنامج الأمين بأنه سمح للمستخدم أن يقوم بتجريب ارتباط النظام المحاسبي بموقع مصلحة الضرائب بإضافة خيار لاسم المزود تجريبي (للديمو)، مع إمكانية فتح الموقع من النافذة مباشرة.

بداية يجب تفعيل الخيار: إرسال الفواتير بالنسخة القديمة 0.9 لأغراض الديمو والتجريب (لا يتطلب التوقيع الرقمي). 

ليتم الوصول وفتح الفاتورة من الموقع من خلال برنامج الأمين يجب تحميل ملف الوثوقية Certificate على الجهاز المستخدم لدارة الأمين وتم شرح بالتفصيل طريقة تنصيب الملف بنافذة إعدادات الضرائب المصرية.

تاب/ معلومات المؤسسة

يجب إنشاء بطاقة عميل تحتوي على بيانات تعبر عن شخصية المؤسسة المسجلة بالموقع. لا تُقبل الفاتورة بموقع هيئة الضرائب المصرية إلا بإرسال معلومات الطرفين المرسل والمرسل إليه. ولا يتم اسم العميل المسجل بالموقع كزبون بالفاتورة.

لا يمكن تعديل أي معلومة ببطاقة الزبون بعد إرسال أول فاتورة لمصلحة الضرائب، وأي تغير بمعلومات المؤسسة يرفضها الموقع اوتومتيكياً.

في حال عدم تحديد بطاقة العميل

تاب/ جهاز التوقيع الرقمي

فرضت هيئة الضرائب المصرية أن يكون لكل فاتورة إلكترونية توقيع (كود مشفر) يميزها عند الإرسال وهو بمثابة حماية للمؤسسة من أي تلاعب بالفواتير. يتم ذلك من خلال اقتناء دارة (USP) للتوقيع الرقمي ويمكن أن يتم توصيلها بشكل مباشر على الجهاز أو شبكية، يتم الحصول على دارة التوقيع الرقمي من شركات خاصة مرخصة من قبل هيئة الضرائب.

ميزة برنامج الأمين بالتعامل مه الجهاز الرقمي قام بإظهار برنامج يجب تنصيبه على الجهاز لتفعيل هذه الخدمة من خلال نافذة إعدادات الضرائب المصرية مع شرح معلومات الــ Setup للملف الذي يفعل دارة التوقيع الرقمي.

في حال لم يتم تحديد الرقم السري لجهاز التوقيع الرقمي تظهر الرسالة التالية:

تاب/ النشاطات الممكنة – الدول الممكنة – أسباب الإعفاء – العملات الممكنة – الوحدات الممكنة

هذه التوبيبات عبارة عن معلومات واردة من هيئة الضرائب المصرية ولا يمكن تجاوزها ويجب استخدامها كما هي واردة ولسهولة التعرف والاطلاع عليها تم إضافتها بإعدادات الضرائب المصرية

• النشاطات الممكنة: تحديد النشاط الذي تمارسه المؤسسة بعد أن يتم الإفصاح بذلك لموقع هيئة الضرائب المصرية ويمكن تحديد أكثر من نشاط للمؤسسة في حال كانت الشركة لها أكثر من مجال عمل.  وأما إذا كان للمؤسسة نشاط واحد فيمكن تحديده كافتراضي ليظهر بالفاتورة بشكل افتراضي دون الحاجة لتحديده في كل مرة يتم إضافة الفاتورة فيها.
• الدول الممكنة: تم تحديد رموز وأسماء الدول بالعربي واللاتيني كما هو معترف بها عالمياً وتطبيقه بموقع هيئة الضرائب المصرية، ويجب الالتزام بها.
• أسباب الإعفاء الممكنة: يجب الالتزام بأسباب الإعفاء المعلن عنها من قبل هيئة الضرائب المصرية عند اختيار صنف معفى، ويجب الالتزام بها.
• العملات الممكنة: تم تحديد رموز وأسماء العملات باللاتيني كما هو معترف بها عالمياً وتطبيقه بموقع هيئة الضرائب المصرية، ويجب الالتزام بها.
• الوحدات الممكنة: تم تحديد رموز وأسماء الوحدات اللاتيني كما هو معترف بها عالمياً وتطبيقه بموقع هيئة الضرائب المصرية. ويجب الالتزام بها.

فيما يلي لقطات عن كل تاب

النشاطات الممكنة

      عند عدم تحديد نشاط من جدول أنواع النشاطات الممكنة تظهر الرسالة التالية:

      عند عدم تحديد نشاط افتراضي تظهر الرسالة التالية:

الدول الممكنة

أسباب الإعفاء الممكنة

العملات الممكنة

الوحدات الممكنة

تحذيرات 

خيارات | الحفظ | نظام الضرائب المصرية

تفعيل إرسال الفاتورة في نافذة الفاتورة

تم ضبط عملية إرسال الفاتورة بصلاحية على مستوى الملف، يتم تفعيل خيار "إرسال الفاتورة" للمحلات والمؤسسات الصغيرة التي يدرها شخص واحد أو أفراد قلائل، أما المؤسسات الضخمة التي تتعامل مع مدقق حسابات واحد ويكون مسؤول عن تدقيق الفواتير قبل إرسالها إلى موقع هيئة الضرائب المصرية من خلال أداة يستطيع إرسال كافة الفواتير فيستخدم "لائحة الفواتير الضريبية"

إرسال الفاتورة عند إضافتها بشكل آلي.

عند تفعيل الخيار يتم فحص وإرسال الفاتورة لحظة الإضافة مباشرة وتظهر بحالة "مرسلة"

أما في حال عدم تحديد الخيار تبقى حالتها "غير مرسلة" إلى أن يقوم المستخدم بإرسالها من خلال أمر "إرسال الفاتورة"

حفظ الفاتورة بصيغة الإرسال (JSON) في الملف.

عند تفعيل الخيار يظهر بزر عمليات الضرائب خيار "حفظ الفاتورة بصيغة الإرسال"، وهذه الصيغة هي نفسها الصيغة المستخدمة ببرمجة موقع هيئة الضرائب المصرية.

فحص الفاتورة عند الحفظ (الإضافة والتعديل).

عند تفعيل الخيار يتم فحص الفاتورة عند الإضافة ولا يضطر المستخدم أن يقوم بالضغط على أمر "فحص الفاتورة قبل الإرسال" من عمليات الضرائب

فحص وإرسال المعلومات بالاعتماد على الاسم اللاتيني.

عند تفعيل الخيار يتم فحص وإرسال الفاتورة بالاسم اللاتيني لكل من (اسم العميل – أسماء الأصناف).

البطاقات

بطاقة زبون

يتم التعبير عن المؤسسة المرتبطة بموقع الضرائب المصرية ببطاقة عميل يتم تحديدها بإعدادات الضرائب تاب| معلومات المؤسسة وبالتالي لا يمكن استخدام العميل كزبون بفاتورة مبيعات.

بيانات العميل المطلوبة

اسم العميل: يجب تحديد اسم العميل كما هو مسجل بموقع هيئة الضرائب المصرية سواء بالعربي أو اللاتيني.

العنوان: تحديد كل من (الدولة – الشارع – رقم البناء – رمز الفرع في حال وجود أكثر من فرع للمؤسسة)

الرقم الضريبي: وهو رقم السجل التجاري ويجب الإفصاح عنه لإتمام عمليات البيع بين العملاء ومصرح به أمام موقع هيئة الضرائب المصرية.

النوع الضريبي: من خلاله يتم تصنيف الزبون إما شخصي أو مؤسسة/شركة أو أجنبي

• يشترط عند تحديد الرقم الضريبي للنوع الضريبي شخصي أن يكون مؤلف من أربعة عشر رقم. ولا يتم المطالبة به إلا بعد تجاوز الفاتورة الواحدة 50الف جنيه.
• يشترط عند تحديد الرقم الضريبي للنوع الضريبي مؤسسة/شركة أن يكون مؤلف من تسع أرقام.
• لا يشترط عند تحديد الرقم الضريبي للنوع الضريبي أجنبي أي عدد أرقام مؤلف منه.

ملاحظة: لا يمكن تحديد زبون معفي من الضريبة بنظام الضرائب المصرية

فيما يلي سنعرض الرسائل التي تحكم إضافة بطاقة العميل  بما يتناسب مع إعدادات الضرائب المصرية وهي كالآتي:

1. عند عدم تحديد العنوان بحقل الدولة فتظهر الرسالة التالية:

2. في حال عدم تحديد الشارع تظهر الرسالة التالية:

3. في حال عدم تحديد رقم البناء تظهر الرسالة التالية:

4. في حال تحديد خيار "الزبون معفى من الضريبة" تظهر الرسالة التالية:

5. في حال تحديد النوع الضريبي "شخصي" وإدخال رقم ضريبي خطأ تظهر الرسالة التالية:

6. في حال تحديد النوع الضريبي ""مؤسسة/شركة" وإدخال رقم ضريبي خطأ تظهر الرسالة التالية:

7. عند تحيد النوع الضريبي "أجنبي" لا يهم عدد خانات الرقم الضريبي

8. يتم فحص الرقم الضريبي بالفاتورة في حال تشابه مع رقم ضريبي ببطاقة زبون فتظهر الرسالة التالية:

9. يتم فحص بطاقة المؤسسة المرتبطة بإعدادات الضرائب والتي تعبر عن شخصية المؤسسة بالفاتورة وتظهر رسالة تمنع من إضافة البطاقة بالفواتير كالتالي:

بطاقة مادة

تشمل عدة شروط اسم الصنف ووحدة قياس الصنف – كود الصنف العالمي المتمثل ب (GS1) – تحديد ضريبة القيمة المضافة – تحديد سبب الإعفاء الوارد ذكرها من الموقع الضريبي

الرمز العالمي: يوجد شركات خاصة تقوم بإعطاء أكواد للأصناف وفق صيغة حددتها هيئة الضرائب المصرية فيقوم صاحب المؤسسة بالتعريف عن السلع والأصناف التي يتعامل معها وتحديد كود على مستوى كل وحدة على حدة.  

ضريبة القيمة المضافة: قيمتها 14% وهي قيمة ثابتة من قبل هيئة الضرائب المصرية  

الوحدة الافتراضية: يجب تحديد الوحدات المحددة بإعدادات الضرائب المصرية المصرح بها من قبل هيئة الضرائب المصرية.  

وفيما يلي الرسائل التي تقيد عملية إضافة بطاقة الأصناف بشكل صحيح وهي كالتالي:

1. عند عدم تحديد الرمز العالمي لبطاقة المادة تظهر الرسالة التالية:

2. عند عدم تحديد قيمة بحقل ضريبة القيمة المضافة تظهر الرسالة التالية:

3. عند عدم تحديد قيمة 14% بحقل ضريبة القيمة المضافة تظهر الرسالة التالية:

4. عند عدم تحديد وحدة افتراضية أو تحديد وحدات غير المحددة بثوابت النظام تظهر الرسالة التالية:

5. يمكن نسخ ومعرفة اسم الوحدات المسموحة من إعدادات الضرائب من خلال الضغط على الوحدة المراد تحديدها ببطاقة مادة كما يلي:

بطاقة عملة

في نظام الضرائب المصرية يجب أن تكون عملة الملف الأساسية جنيه المصري ورمزه "EGP"، ويجب التعامل بعملات ورموز العملات كما تم تحديدها من قبل هيئة الضرائب المصرية وتم إظهارها بإعدادات الضرائب المصرية.

1. في حال لم يتم تحديد العملات ورموزها بشكل صحيح كما هو موضح بالإعدادات تظهر الرسالة التالية:

2. يمكن نسخ اسم العملة ومعرفة رمزها من خلال الضغط على العملة بنافذة إعدادات الضرائب المصرية:

بطاقة عنوان

وضعت هيئة الضرائب المصرية لائحة بأسماء ورموز الدول والزمت التعامل فيها وهي موجودة بإعدادات الضرائب المصرية تاب | الدول الممكنة.

 سهل نظام الأمين ادخال اسم ورمز الدول ذلك بعد تحديد الدولة والضغط على استعراض البطاقة من إعدادات الضرائب المصرية وإضافة بطاقة دولة بشكل مباشر

1. في حال تحديد رمز خاطئ تظهر رسالة تحذير:

حالات الفاتورة

قام برنامج الأمين بربط فاتورة المبيعات مع موقع مصلحة الضرائب المصرية لـ ضريبة القيمة المضافة بمجرد قام المستخدم بإضافة فاتورة مبيعات يتم إرسال الفاتورة إما بشكل اتوماتيكي أو يدوي من خلال زر إرسال الفاتورة وستظهر تلقائيا بموقع هيئة الضرائب المصرية بعد أن يتم تدقيقها وفحصها بعدة طرق من خلال عدة خيارات تحكم عملية إضافة الفاتورة.

5. إمكانية إرسال الفاتورة مباشرة من الفاتورة بإظهار زر إرسال الفاتورة أو إرسال عدة فواتير وعليه تم إضافة أداة "لائحة الفواتير الضريبية

• فحص الفواتير قبل الإرسال
• تحديث الحالة
• إرسال الفواتير

5. إمكانية فتح فاتورة الموقع بعد إرسالها من خلال زر فتح الفاتورة من الموقع ومعاينتها بشكل مباشرة
5. تخزين الفاتورة الضريبية واستيراد الفاتورة كـ PDF.
5. إمكانية إلغاء الفاتورة من البرنامج وتحديد السبب كما هو محدد بموقع هيئة الضرائب المصرية تماماً.
5. خلاله حفظ الفاتورة بصيغة الإرسال (JSON) في ملف يتم من خلاله حفظ الفاتورة بصيغة الإرسال.

يحكم إضافة وإرسال الفاتورة لموقع الضرائب عدة شروط:

1. لا يسمح للمستخدم من تحديد بطاقة الزبون الخاصة بالمؤسسة كزبون بالفاتورة، التي تم تحديدها بإعدادات الضرائب.
2. لا يتم إرسال أو إضافة الفاتورة مالم يتم تحديد نوع النشاط إذا لم تحديد نشاط افتراضي بالإعدادات.
3. بالإضافة إلى اختبار بطاقة الزبون، المادة، والعملة عند إضافة الفاتورة أو فحص الفاتورة قبل الإرسال.

حالات الفاتورة:

غير مرسلة:

تظهر حالة الفاتورة "غير مرسلة" عند إضافتها ويمكن بهذه الحالة تعديلها أو حذفها ويمكن إرسال الفاتورة من زر عمليات الضرائب.

مرسلة:

تظهر حالة الفاتورة "مرسلة" بعد إرسال الفاتورة من زر عمليات الضرائب ولا يمكن بهذه الحالة لا يمكن حذف أو تعديل الفاتورة.

غير صالحة:

تظهر حالة الفاتورة "غير صالحة" بعد إرسال الفاتورة عند وجود خطأ إما بالموقع أو معلومات العميل أو لأي سبب  وهي غير قابلة للحذف أو التعديل ولا يظهر إلا "تحديث الحالة" من زر عمليات الضرائب.

تم التحقق:

تظهر حالة الفاتورة "تم التحقق" بعد إرسال الفاتورة، وبهذه الحالة إلغاء الفاتورة والقيام بعملية مرتجع مبيعات

مرفوضة:

تظهر حالة الفاتورة "مرفوضة" عند قيام العميل برفضها ولا بهذه الحالة القيام بـ (إلغاء الفاتورة – حذف - تعديل)

ملغية:

• تظهر حالة الفاتورة "ملغية" بعد الضغط على خيار إلغاء الفاتورة | عمليات الضرائب
• يجب أن تكون حالة الفاتورة "تم التحقق" وقبل هذه الحالة لا يستطيع المستخدم أن يقوم بإلغاء الفاتورة.
• لا يتم إلغاء الفاتورة إلا بعد مرور ثلاث أيام من تاريخ الإلغاء وتظهر بالموقع على الشكل التالي تاريخ الإلغاء: 24-2-2021 مثلاً

• لا يمكن القيام بإلغاء فاتورة حالتها "تم التحقق" بعد مضي 3 أيام على إضافتها وتظهر الرسالة التالية:

لا يمكن تغيير حالة المستند بعد تجاوز الوقت المحدد"

• تم ربط سبب الإلغاء كما هي النافذة بالموقع تماماً 
  • بيانات المشتري خاطئة
  • بيانات الفاتورة خاطئة
  • أخرى، يظهر فيها إمكانية كتابة سبب لا يتجاوز 60 محرف كحد أقصى

وتظهر حالة الفاتورة ملغية كما في الشكل التالي:

غير مرسلة - شك بالإرسال:

تظهر حالة الفاتورة "غير مسلة – شك بالإرسال" عند انقطاع الانترنت فجأة أو لوجود بطئ بالموقع وبالتالي لا يتم إرسال الفاتورة. من خلال زر تدقيق الفاتورة من الموقع لتظهر بعد ذلك "غير مرسلة" حيث يتم مقارنة الفواتيرفاتورة فاتورة من الموقع ومن الملف لتجنب تكراراها:

الرسائل التي تظهر بالفاتورة في حال عدم الالتزام بالشروط المحددة من قبل هيئة الضرائب المصرية

1. في حال لم يكن محدد نوع النشاط افتراضياً بإعدادات الضرائب ولم يتم تحديد نوع النشاط بالفاتورة فتظهر الرسالة التالية:

2. إذا تم تعديل قيمة الضريبة بعامود القيمة المضافة لغير 14% تظهر رسالة عند فحص الفاتورة قبل إرسال الفاتورة كالآتي:

3. تظهر رسالة عند إرسال فاتورة سابقة لتاريخ اليوم

4. عند إرسال الفاتورة قبل تاريخ اليوم الحالي تظهر الرسالة التالية:

5. عند تحديد الزبون شخصي وكانت فيمة فاتورة المبيعات أقل من 50.000 لا يجبره على الرقم الضريبي، أما عند الوصول إلى 50 ألف وما فوق تظهر الرسالة عند إرسال الفاتورة أو فحص الفاتورة:

6. عند عدم تحديد الرقم السري للجهاز (PIN)

7. عند عدم تحديد الملف المرفق مع جهاز التوقيع الرقمي:

8. يتم فحص رمز الفرع بالفاتورة إذا لم يتم تحديده ببطاقة زبون للمؤسسة المحددة ببطاقة زبون

إشعار دائن (مرتجع مبيعات)

من قائمة فاتورة | مرتجع من فاتورة

• يتم إرجاع أي فاتورة أو مادة من فاتورة أياً كانت حالتها من نافذة مرتجع من فاتورة أي "تكون مرتبطة فاتورة المرتجع بفاتورة المبيعات" أو مباشرة من خلال فاتورة مرتجع مبيعات
• يتم التحسس لحالة فاتورة المبيعات عند القيام بإرسال الفاتورة بفاتورة المرتجع وتظهر الرسالة التالية: